Rapport ten behoeve van de verantwoordingsplicht
Uit de Algemene verordening gegevensbescherming
De onderneming:
Quick Safety
Groot Rijshoofd 16
3195 GB Pernis - Rotterdam
KvK nummer: 54979846
Datum 11 juli 2019
De werkzaamheden/ de dienstverlening van de onderneming
De onderneming biedt oplossingen met betrekking tot brandbeveiliging, onder andere bestaande uit:
- Brandblusmiddelen;
- Koolmonoxidemelders en overige melders;
- Rookmelders;
- Vluchtmaskers;
- Vluchtladders;
- Evacuatie middelen;
- EHBO/BHV-middelen en AED's;
- Persoonlijke Bescherming Middelen (PBM);
- Bescherming sport, braces;
- Veiligheidsaccessoires met betrekking tot vervoersmiddelen;
De doelgroep betreft ondernemers maar ook consumenten.
De gegevensverwerkingen
Quick Safety verwerkt de volgende persoonsgegevens:
Van particuliere opdrachtgevers:
- voor- en achternaam;
- adresgegevens;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- bankrekeningnummer;
Van zakelijke opdrachtgevers:
- KvK-nummer;
- BTW-nummer;
- Voor- en achternaam;
- Adresgegevens;
- Telefoonnummers;
- E-mailadressen;
- Bankrekeningnummer;
Van zzp’ers die zij inhuurt:
- voor- en achternaam;
- adresgegevens;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- BSN-nummers;
- kopie identificatiebewijs;
- rekeningnummer;
Van bezoekers van de website die het contactformulier invullen:
- Voor- en achternaam;
- E-mailadres;
- Onderwerp van het bericht (kan persoonsgegevens bevatten);
- Het bericht (kan persoonsgegevens bevatten);
De AVG-grondslagen
Quick Safety verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:
Grondslag 1 - Noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen
De verwerking van persoonsgegevens van ZZP’ers die worden ingehuurd, vind plaats op basis van de grondslag “noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen”.
Het gerechtvaardigd belang betreft het verrichten van de bedrijfsactiviteiten, meer specifiek het voeren van de registratie van de uren die gewerkt worden door deze ZZP’ers.
De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang; het is onmogelijk om de betreffende betrokkenen werkzaam te hebben zonder deze informatie te verwerken. Daarnaast is er geen andere, minder nadelige manier, mogelijk om het doel te bereiken.
De afweging van de belangen is gemaakt en in het voordeel van Quick Safety uitgevallen.
Grondslag 2 – Toestemming
Quick Safety vraagt toestemming aan haar opdrachtgevers voor het gebruik van (persoons-)gegevens ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst. In de offerte/ opdrachtbevestiging is de volgende alinea opgenomen:
“Verwerking van uw (persoons-)gegevens ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst is noodzakelijk. Door middel van het verstrekken van de opdracht aan Quick Safety en/of het plaatsen van een order bij Quick Safety, gaat u akkoord met deze verwerking van uw (persoons-)gegevens.”
Deze toestemming wordt door de opdrachtgevers vrijelijk gegeven, door ondertekening van de opdrachtbevestiging c.q. offerte c.q. doordat schriftelijk akkoord wordt gegeven op de opdrachtbevestiging. Ook wordt de toestemming ondubbelzinnig gegeven: de opdrachtgever tekent voor akkoord en stuurt de offerte c.q. opdrachtbevestiging retour naar Quick Safety c.q. geeft aan dat de offerte c.q. opdrachtbevestiging akkoord is.
In bovenstaande alinea wordt de opdrachtgever duidelijk geïnformeerd over het doel waar de toestemming voor wordt gevraagd. De identiteit van Quick Safety is tevens in de offerte c.q. opdrachtbevestiging vermeldt.
Grondslag 3 - Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
Ten derde vindt verwerking van de persoonsgegevens plaats op de grondslag dat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de met de opdrachtgever gesloten overeenkomst.
Het doel van de overeenkomst is niet gericht op het verwerken van persoonsgegevens, maar heeft een ander doel, namelijk de verkoop van de producten aan de opdrachtgever en/of levering van de diensten aan de opdrachtgever.
De DPIA (Data Protection Impact Assessment)
De DPIA is nodig wanneer er sprake is van een verhoogd privacy-risico. Gezien de risico’s van de gegevensverwerking van de betrokken personen bij Quick Safety is een DPIA niet noodzakelijk.
De DPIA is in het geval van Quick Safety niet noodzakelijk omdat:
- Mensen worden niet beoordeeld op basis van persoonskenmerken;
- Quick Safety geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen neemt;
- Quick Safety niet aan stelselmatige en grootschalige monitoring doet;
- Quick Safety geen gevoelige gegevens of gegevens van zeer persoonlijke aard verwerkt, behalve zoals eerdergenoemd van werknemers, echter daar is reeds de grondslag voor uiteengezet;
- Quick Safety niet op grote schaal persoonsgegevens verwerkt;
- Quick Safety geen gekoppelde databases gebruikt;
- Quick Safety geen gegevens van kwetsbare personen verwerkt, behalve zoals eerder genoemd van ingehuurde ZZP’ers, echter daar is reeds de grondslag voor uiteengezet;
- Quick Safety geen nieuwe technologieën gebruikt;
- Quick Safety geen persoonsgegevens gebruikt om een recht, dienst of contract te blokkeren.
Privacy by design en Privacy by default
Quick Safety maakt zelf geen productontwerpen waardoor de privacy en/of verwerking van (persoons-)gegevens geen vraagstuk binnen de onderneming is. Ten gevolge hiervan is dit gedeelte van de richtlijn niet op Quick Safety van toepassing.
De bewaartermijnen
Quick Safety voldoet aan de bewaartermijnen die gesteld worden voor de verwerking van de persoonsgegevens:
- De boekhouding wordt, zoals wettelijk vastgesteld, bewaard voor een periode van zeven jaar;
- Voor het overige worden gegevens slechts bewaard voor de termijn dat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de dienstverlening, echter maximaal tot 3 jaar na het afronden van de betreffende dienstverlening.
Het register van verwerkingsactiviteiten
Quick Safety is verplicht om een register van verwerkingsactiviteiten op te stellen. Dit register is opgenomen in bijlage 1 [Bijlage 1].
De beveiligingsmaatregelen
Quick Safety heeft diverse beveiligingsmaatregelen genomen ter bescherming van de persoonsgegevens. De beveiligingsmaatregelen zijn opgenomen in bijlage 2 [Bijlage 2].
De overeenkomsten met derden
Quick Safety heeft diverse overeenkomsten gesloten met partijen die voor de onderneming persoonsgegevens verwerken. Een overzicht van de overeenkomsten met derden zijn opgenomen in bijlage 3 [Bijlage 3].
De informatieplicht / de privacyverklaring
Quick Safety heeft een privacyverklaring opgesteld waarin de betrokkenen worden geïnformeerd over de verwerking van persoonsgegevens. Een kopie van de privacyverklaring is opgenomen in bijlage 4 [Bijlage 4].
De rechten van de betrokkenen
Quick Safety voldoet aan de regelgeving met betrekking tot de rechten van de betrokkenen. Hiervoor heeft Quick Safety interne procedures vastgesteld welke zijn te vinden in de bijlage. Daarnaast wordt de procedure hierover vermeldt op de website in het privacy beleid [Bijlage 5].
Als verantwoordelijke voor de naleving van dit rapport en de bijlagen is aangesteld de heer Koster.